A Lista de Espera permite admitir inscrições num evento que já se encontra esgotado, ou fazer uma pré-seleção dos seus participantes.
Com a lista de espera, as instituições recolhem previamente informações sobre os participantes antes da sua inscrição no evento.
A função lista de espera pode ser ativada no terceiro passo da criação de um evento.
Se existir uma vaga num evento previamente esgotado, ou se a organização admitir a inscrição de um utilizador inscrito na lista, este é automaticamente informado por e-mail e poderá completar a sua inscrição num determinado prazo. A lista de espera permite reduzir os prejuízos causados por desistências ou inscrições de participantes não qualificados para o evento.
Neste artigo, vamos abordar os seguintes temas sobre esta funcionalidade:
Modo automático vs Modo manual
A lista de espera pode ser gerida automaticamente pelo Events ou manualmente pelos organizadores do evento.
O modo de configuração da lista de espera é definido no terceiro passo da criação de um evento aquando da sua ativação:
Neste processo, a organização pode também estabelecer o prazo que os participantes têm para completar a sua inscrição após a sua chamada.
O prazo, por defeito, são 48 horas.
Modo automático
Com o modo automático, assim que houver uma vaga disponível devido a uma desistência, o Events chama, automaticamente, um utilizador da lista de espera para finalizar a sua inscrição. A ordem de chamada é definida pela ordem de registo dos utilizadores na lista de espera (first in, first served).
O primeiro inscrito na lista de espera será o primeiro a ser chamado e terá o prazo definido para se inscrever no evento.
Caso não finalize a sua inscrição dentro do prazo, o sistema irá chamar o seguinte utilizador na lista até a vaga disponível ficar preenchida. O modo automático é ideal quando:
A organização do evento não discrimina os perfis dos participantes
Haverá muitos inscritos na lista de espera para poder ser gerida manualmente
Modo manual
Com o modo manual, os organizadores podem chamar de forma seletiva os utilizadores inscritos na lista de espera, independentemente da sua ordem de inscrição.
Os organizadores podem, portanto, dar prioridade a certos perfis de utilizadores.
Quando forem chamados, os utilizadores terão o prazo habitual para finalizar a sua inscrição. O modo manual é ideal quando:
A organização quer dar prioridade de inscrição a certos utilizadores de interesse
Para criar pré-inscrições
NOTA: O modo manual não considera as vagas disponíveis do evento, ou seja, cada participante chamado para completar a sua inscrição, uma vaga adicional será acrescentada temporariamente ao número de vagas definidas no evento, o que pode aumentar o risco de overbooking.
Configurar outras definições
Assim que a funcionalidade estiver ativada e o modo escolhido, a organização pode aceder à lista de espera do seu evento através do ícone da Lista de Espera:
Dentro da página, o administrador pode visualizar os utilizadores inscritos na lista que estão a aguardar por uma vaga, os que foram chamados para completar a sua inscrição, quem chegou a terminar a sua inscrição e quem perdeu a sua oportunidade.
Nas reticências, a lista de espera pode ser exportada em ficheiro .csv e podemos aceder às outras definições da funcionalidade:
Nas Outras Definições, é possível configurar a funcionalidade para que as inscrições na lista sejam feitas em primeiro antes das inscrições no evento e pode-se mudar nomenclatura do botão que aparece na página do evento:
NOTA: Estas definições são importantes para configurar pré-inscrições.
Configurar uma lista de espera
Quando um evento se esgota, a lista de espera dá a possibilidade aos restantes utilizadores interessados de se manterem informados sobre o evento, no caso de haver uma desistência e abrirem novas vagas. Quando um evento se esgota e a funcionalidade está ativada, queremos que o botão de inscrição toma a seguinte forma:
As outras definições devem estar configuradas da seguinte forma:
O utilizador pode então se inscrever na lista de espera e terá de responder às perguntas pré-definidas da instituição e receberá o seguinte e-mail de confirmação:
Após a sua chamada, o utilizador recebe o seguinte e-mail para informar que tem um prazo limite para poder concluir a sua inscrição:
Uma vez inscrito definitivamente no evento, o participante receberá o e-mail de confirmação habitual.
Configurar pré-inscrições
A funcionalidade é transformada numa lista de potenciais participantes cuja admissão é decidida pela organização.
Os potenciais participantes não ficam diretamente inscritos no evento e devem esperar pela admissão da organização.
Para este efeito, é possível mudar a nomenclatura do botão de inscrição para a seguinte forma, nas outras definições da funcionalidade:
As outras definições da funcionalidade devem ficar configuradas da seguinte forma:
Para organizar pré-inscrições, o modo da funcionalidade deve ser manual, para permitir a admissão manual de participantes que cumprem os critérios do evento.
Uma vez pré-inscrito, o futuro participante recebe o seguinte e-mail de confirmação:
Após admissão manual pelos organizadores do evento, os participantes recebem o e-mail que lhes informa que devem concluir a sua inscrição dentro do prazo indicado e terão um segundo e-mail que lhes confirma a sua devida inscrição no evento.