A Lista de espera permite admitir inscrições num evento que já se encontra esgotado, ou fazer uma pré-seleção dos seus participantes. Com a lista de espera, as instituições recolhem previamente informações sobre os participantes antes da sua inscrição no evento.
A função lista de espera pode ser ativada no terceiro passo da criação de um evento e permite duas funcionalidades:
Criar uma lista de espera para um evento;
Criar pré-inscrições.
Se existir uma vaga num evento previamente esgotado, ou se a organização admitir a inscrição de um utilizador inscrito na lista, este é automaticamente informado por email e poderá completar a sua inscrição num determinado prazo. A lista de espera permite reduzir os prejuizos causados por desistências ou inscrições de participantes não qualificados para o evento.
Neste artigo, vamos abordar os seguintes temas sobre esta funcionalidade:
I Lista de espera: Modo automático vs Modo manual;
II Configurar outras definições;
III Configurar uma lista de espera;
IV Configurar pré-inscrições.
I - Lista de espera. Modo automático vs Modo manual
A lista de espera pode ser gerida automaticamente pelo Events ou manualmente pelos organizadores do evento. O modo de configuração da lista de espera é definido no terceiro passo da criação de um evento aquando da sua ativação:
Neste processo, a organização pode também estabelecer o prazo que os participantes têm para completar a sua inscrição após a sua chamada. O prazo, por defeito, são 48 horas.
Modo automático:
Com o modo automático, assim que houver uma vaga disponível devido a uma desistência, o Events chama automaticamente um utilizador da lista de espera para finalizar a sua inscrição. A ordem de chamada é definida pela ordem de registo dos utilizadores na lista de espera (first in, first served).
Ou seja, o primeiro inscrito na lista de espera será o primeiro a ser chamado e terá o prazo definido para se inscrever no evento. Caso não finalize a sua inscrição dentro do prazo, o sistema irá chamar o seguinte utilizador na lista até a vaga disponível ficar preenchida. O modo automático é ideal quando:
A organização do evento não descrimina os perfis dos participantes;
Haverá muitos inscritos na lista de espera para poder ser gerida manualmente.
Modo manual:
Com o modo manual, os organizadores podem chamar de forma seletiva os utilizadores inscritos na lista de espera, independentemente da sua ordem de inscrição. Os organizadores podem, portanto, dar prioridade a certos perfis de utilizadores. Uma vez chamados, os utilizadores terão o prazo habitual para finalizar a sua inscrição. O modo manual é ideal quando:
A organização quer dar prioridade de inscrição a certos utilizadores de interesse;
Para criar pré-inscrições;
Nota: O modo manual não considera as vagas disponíveis do evento, ou seja, cada participante chamado para completar a sua inscrição, uma vaga adicional será acrescentada temporariamente ao número de vagas definidas no evento, o que pode aumentar o risco de overbooking.
II - Configurar outras definições:
Uma vez a funcionalidade ativada e o modo escolhido, a organização pode aceder à lista de espera do seu evento através do ícone da Lista de Espera:
Dentro da página, o administrador pode visualizar os utilizadores inscritos na lista que estão a aguardar por uma vaga, os que foram chamados para completar a sua inscrição, quem chegou a terminar a sua inscrição e quem perdeu a sua oportunidade.
Nas reticências, a lista de espera pode ser exportada em ficheiro .csv e podemos aceder às outras definições da funcionalidade:
Nas Outras Definições, é possível configurar a funcionaliade para que as inscrições na lista sejam feitas em primeiro antes das inscrições no evento e pode-se mudar nomenclatura do botão que aparece na página do evento:
Estas definições são importantes para configurar pré-inscrições.
III - Configurar uma lista de espera:
Quando um evento se esgota, a lista de espera dá a possibilidade aos restantes utilizadores interessados de se manterem informados sobre o evento, no caso de haver uma desistência e abrirem novas vagas. Quando um evento se esgota e a funcionalidade está ativada, queremos que o botão de inscrição toma a seguinte forma:
As outras definições devem estar configuradas da seguinte forma:
Para uma lista de espera, o modo da funcionalidade pode ser automático ou manual, dependendo das preferências da organização.
O utilizador pode então se inscrever na lista de espera e terá de responder às perguntas pré-definidas da instituição e receberá o seguinte email de confirmação:
Após a sua chamada, o utilizador recebe o seguinte email para informar que tem um prazo limite para poder concluir a sua inscrição:
Uma vez inscrito definitivamente no evento, o participante receberá o email de confirmação habitual.
II - Configurar pré-inscrições:
A funcionalidade é transformada numa lista de potenciais participantes cuja admissão é decidida pela organização. Os potenciais participantes não ficam diretamente inscritos no evento e devem esperar pela admissão da organização.
Para este efeito, é possível mudar a nomenclatura do botão de inscrição para a seguinte forma, nas outras definições da funcionalidade:
As outras definições da funcionalidade devem ficar configuradas da seguinte forma:
Para organizar pré-inscrições, o modo da funcionalidade deve ser manual, para permitir a admissão manual de participantes que cumprem os critérios do evento.
Uma vez pré-inscrito, o futuro participante recebe o seguinte email de confirmação:
Após admissão manual pelos organizadores do evento, os participantes recebem o email que lhes informa que devem concluir a sua inscrição dentro do prazo indicado e terão um segundo email que lhes confirma a sua devida inscrição no evento.