Os eventos como os congressos, simpósios ou jornadas têm habitualmente atividades adjacentes, ou seja, pequenos eventos com logística e inscrições próprias, destintas das inscrições do evento geral. Estes tipos de eventos dentro de um evento podem ser reproduzidos através das atividades que permite definir vagas, horários e se a participação do utilizador será incluída no seu certificado. A criação de atividades é feita no segundo passo da criação de um evento:
Nota: instituições com cursos online terão a opção "Adicionar curso UpSsim" para a criação de eventos assíncronos.
As atividades aqui descritas podem ser presenciais ou sessões webinar e iremos detalhar os seguintes pontos:
I Criar a atividade
II Configurar atividade
III Agrupar atividades
IV Porquê agrupar as atividades
I - Criar atividade
Todas as atividades criadas irão aparecer na página do evento, juntamente com a sua descrição, datas, eventual local e número de vagas:
Sendo que a atividade é um evento dentro do evento geral, as datas devem estar contidas no intervalo das datas do evento geral. É também possível criar campos adicionais exclusivo para a atividade. Consulte este artigo para ler exemplos de perguntas que pode fazer durante a inscrição.
Nota: a plataforma impede automaticamente o participante de se inscrever em duas atividades com registo próprio que se sobrepõem no tempo.
II - Configurar atividade
A organização pode decidir incluir a atividade no certificado de participação, definir os critérios da sua inclusão, se a inscrição na atividade está incluída na inscrição no evento geral ou, para atividades obrigatórias, se a seu check-in é obrigatória para a emissão do certificado.
Se a atividade deve aparecer nos certificados de quem está inscrito, a organização deve selecionar apenas a primeira opção:
Se o check-in na atividade é obrigatório para atividade aparecer no certificado deve-se selecionar a segunda opção juntamente com a primeira:
Se o registo na atividade está incluida na inscrição do evento, deve-se selecionar a opção Atividade sem registo. Esta opção é importante para eventos com várias sessões webinars.
Se o check-in/participação na atividade é obrigatória para a emissão do certificado, deve-se marcar a última opção:
Nota: Se houver mais atividades com esta opção marcada, apenas os participantes com o check-in em todas as atividades terá o seu certificado emitido. É uma opção ideal para eventos com várias sessões webinars obrigatórias.
II - Agrupar atividades
Caso a organização necessita de impor a inscrições em uma das atividades disponíveis ou definir limitações, é possível definir as regras com o agrupamento de atividades. Esta funcionalidade é apenas útil para as atividades que têm um registo próprio.
No Events, durante a criação do evento, define em primeiro o nome do grupo e os seus limites e depois pode arrastar as atividades criadas para dentro do grupo com o seu rato:
Nota: independentemente dos grupos definidos, não é possível inscrever-se em duas atividades que entram em conflito horário.
Mínimo de atividades: número mínimo de atividades que os participantes devem se inscrever;
Máximo de atividades: número máximo de atividades que os participantes podem se inscrever;
Se Máximo = Mínimo: Os participantes devem se inscrever obrigatoriamente ao número de atividades definido;
III - Porquê agrupar atividades?
Por quatro razões:
1 - Impõe inscrições obrigatórias aos utilizadores
O agrupamento das atividades permite definir obrigações e limites no número de inscrições nas atividades por participante.
2 - Diversifica o público das atividades
O número de vagas para as atividades costuma ser pequeno. Com a criação de limites nas inscrições, a organização dá a possibilidade a todos os seus participantes de poderem se inscrever numa atividade.
3 - Recolhe o feedback em relação ao conjunto das atividades
No questionário pós-evento, pode criar perguntas exclusivas para quem participou numa atividade de um grupo e assim recolher feedback para os coordenadores responsáveis.
4 - Perguntas pré-evento para os intervenientes
Os intervenientes têm um papel relevante na promoção do seu evento.
Para manter as expectativas altas, é comum criar questionários de pré-evento que permite aos participantes de fazerem perguntas prévias aos oradores das atividades.
